Protection des renseignements personnels

Dans le cadre de ses activités et de ses relations avec ses membres, ses usagères et ses usagers, de même qu’avec le public en général, la Société d’histoire et de généalogie de Val-d’Or collecte un certain nombre d’informations personnelles. En conformité avec la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25), la Société d’histoire et de généalogie de Val-d’Or met en place et maintient des mesures visant à la protection des renseignements que vous partagez avec elle. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la présente politique.

Politique relative à la protection des renseignements personnels des usagers de la Société d’histoire et de généalogie de Val-d’Or

 

Responsable de la protection des renseignements personnels
Michaël Pelletier-Lalonde, coordonnateur de la Société d’histoire et de généalogie de Val-d’Or (ci-après, la SHGVD), joignable aux coordonnées suivantes :

Téléphone : 819 874-7469, poste 4269
Courriels : [email protected] ou [email protected]

 

Collectes de renseignements

Dans le cadre de ses activités et de ses relations avec ses membres, ses usagères et ses usagers, de même qu’avec le public en général, la SHGVD collecte un certain nombre de renseignements personnels, de nature variable selon les cas. Les renseignements sont des noms, des adresses, des numéros de téléphone, des adresses courriel, des numéros d’assurance sociale (uniquement pour les membres du personnel de la SHGVD).

Des renseignements de nature biographique sont également collectés par la SHGVD dans le cadre de ses activités d’acquisition et de mise en valeur de fonds ou de collection d’archives. Ces données peuvent inclure : date de naissance, lieux de naissance et de résidence, études, liens familiaux, date de décès, entre autres, du créateur d’un fonds d’archives donné et acquis par la SHGVD. Les noms, adresses, numéros de téléphone et adresses, courriel des donateurs et donatrices sont également collectés et conservés dans les dossiers d’acquisition à des fins de référence.


Utilisation des renseignements

La SHGVD collecte des renseignements personnels dans le cadre de ses activités régulières afin d’être en mesure de rendre les services qu’elle offre, principalement dans le cadre de demandes de recherche qui lui sont adressées, de même que lors d’acquisition de fonds ou de collections d’archives.

Les renseignements personnels de nature biographique fournis dans le cadre d’un don d’archives sont utilisés par la SHGVD strictement afin d’élaborer des outils de recherche disponibles au public dans le cadre de sa mission de conservation et de mise en valeur des archives. Ces renseignements sont conservés dans notre base de données archivistiques, et diffusés dans notre instrument de recherche disponible sur notre site internet, de même qu’en format papier dans nos locaux.

Sachez que dans tous ces cas de figure, vous pouvez choisir de ne pas fournir vos renseignements personnels, en tout ou en partie. Il est toutefois convenu que cela pourrait avoir un impact sur la qualité et l’étendue des services reçus par vous de la part de notre organisme.

Nous donnons des accès à des tiers, tels que les fournisseurs de services (stockage d’information, hébergeurs de site web, réseau de communication, etc.) pour nous permettre d’opérer notre organisation. Ces fournisseurs tiers peuvent avoir accès aux données via le service qu’ils fournissent. Les données fournies sont toutefois limitées au strict minimum et ce, afin d’opérer les services nécessaires au bon fonctionnement des activités de la SHGVD.

Les renseignements personnels collectés par la SHGVD sont conservés dans un environnement sécurisé et en vertu d’une politique de confidentialité afin de protéger les données contre toute divulgation non autorisée afin de permettre que seules les personnes concernées aient accès à vos données. Les membres du personnel qui administrent les relations d’affaires avec vous auront accès à vos données et ont signé une entente de confidentialité avec notre organisation.

Sauf dans le cadre des conditions établies ci-haut, la SHGVD s’engage finalement à ne pas divulguer, louer, vendre ou céder les renseignements personnels collectés dans le cadre de ses activités sans l’autorisation expresse des personnes concernées.

Responsabilités
Bien que la SHGVD mette en place toutes les mesures nécessaires à la protection de vos renseignements personnels, prenez note qu’aucune mesure de sécurité n’est absolue ni ne garantit l’absence totale de risque.

Conservation des données

La SHGVD conserve les renseignements personnels collectés pendant toute la durée nécessaire à l’accomplissement de la raison pour laquelle ils ont été collectés. Une fois celle-ci terminée, la SHGVD supprimera vos renseignements de façon sécuritaire, sauf si elle est dans l’obligation légale de les conserver.


Vos droits
Vous pouvez nous contacter aux coordonnées précédemment indiquées afin d’exercer les droits suivants :

  1. Accéder à vos renseignements pour les vérifier ou les examiner ;
  2. Demander copie de vos renseignements conservés par la SHGVD ;
  3. Exiger que nous complétions, corrigions ou supprimions vos renseignements ; ou cesser ou restreindre la collecte, le traitement, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements ; le droit de rectification comprend également le droit de compléter des renseignements incomplets, y compris en fournissant une déclaration complémentaire ;
  4. Vous opposer au traitement de vos renseignements ;
  5. Déposer une plainte auprès d’une autorité de surveillance compétente.

Coordonnées

Pour toute question, veuillez nous contacter aux coordonnées suivantes :

Société d’histoire et de généalogie de Val-d’Or
600, 7e rue, Val-d’Or (QC) J9P 3P3
Téléphone : 819 874-7469, poste 4269
Courriels : [email protected] ou [email protected]